Bir Şirkete Şikayet Mektubu Yazmanın 3 Yolu

İçindekiler:

Bir Şirkete Şikayet Mektubu Yazmanın 3 Yolu
Bir Şirkete Şikayet Mektubu Yazmanın 3 Yolu

Video: Bir Şirkete Şikayet Mektubu Yazmanın 3 Yolu

Video: Bir Şirkete Şikayet Mektubu Yazmanın 3 Yolu
Video: Şikayet Nasıl Yazılır? 2024, Mart
Anonim

Şikayet mektubu yazmak, çoğu insanın hayatlarının bir noktasında yapacağı bir şeydir. Bir şirketin ürün veya hizmetinden memnun değilseniz, sorunu genellikle açık ama kibar bir mektupla karşılıklı yarar sağlayacak şekilde çözebilirsiniz. Şikayet mektubu yazmak ne karmaşık ne de korkutucu: tek yapmanız gereken gerçekleri açıkça belirtmek ve kibarca bir çözüm istemek.

adımlar

Yöntem 1/3: Şikayet Mektubu Yazma

Bir Mektup Başlat Adım 1
Bir Mektup Başlat Adım 1

Adım 1. Mektubu müşteri hizmetlerine (SAC) gönderin

Bir şikayet mektubu yazarken, en iyi başarı şansı, mektubu şirketin müşteri hizmetleri departmanına veya SAC'ye yöneltmektir. SAC, şikayetleri ele almak için kullanılır ve mektubunuzun verimli bir şekilde analiz edilmesi daha olasıdır.

  • SAC yöneticisinin veya direktörünün adını öğrenin ve mektubu kişisel olarak ona gönderin. Mektuba Sayın Bay, Bayan veya Bayan ile başlayın., ardından isim gelir. SAC yöneticisinin adını bilmiyorsanız, Sayın Bay veya Bayan yazmanız yeterlidir.
  • Müşteri Hizmetleri adresini şirketin web sitesinde, şirketin herhangi bir promosyon veya reklam materyalinde, ürün ambalajında veya etiketinde bulabilirsiniz.
Adım 5'e Mektup Başlatın
Adım 5'e Mektup Başlatın

Adım 2. Mektupta konuya gelin

Mektubun ilk satırı, neden yazdığınızı ve tam olarak şikayetinizi açıkça belirtmelidir. Lütfen hizmeti satın aldığınız veya kullandığınız tarih, saat ve yer ile ilgili seri veya model numaraları dahil olmak üzere mümkün olduğunca çok sayıda ilgili bilgiyi sağlayın.

  • Mektubun alıcısı, mektubun nedenini beş saniyeden daha kısa bir sürede tanımlayabilmelidir; bu nedenle, uzun tanıtımlardan kaçının.
  • Bir sonraki paragrafta daha fazla ayrıntı verebilir veya durumu açıklayabilirsiniz, ancak mektubun ilk satırı şikayetinizi olabildiğince kısa ve öz bir şekilde vurgulamalıdır.
  • İlk cümle şu olabilir: "15 Temmuz'da Exemplândia'daki Rua Um'daki mağazadan bu şirketten aldığım kusurlu bir saç kurutma makinesi hakkında şikayette bulunmak için yazıyorum."
Bir Harf Başlatın Adım 6
Bir Harf Başlatın Adım 6

Adım 3. Sizi tatmin edecek çözüm konusunda net olun

Ürünün değiştirilmesini, iadesini veya onarılmasını ya da başka bir tür tazminat istiyorsanız, bunu ikinci paragrafta açıkça belirtin. Bu, formların veya diğer yanıt mektuplarının alınmasını engeller ve alıcıya üzerinde çalışabileceği bir şey verir.

  • Yorumlarda olabildiğince yapıcı olun; şirketle ilişki kurmaya devam edebileceğiniz yollar önerin. Para iadesi veya başka bir tazminat talep ederseniz ve aynı zamanda yarışmaya gideceğinizi gösterirseniz, sorunu çözmeye çalışmak için teşvik edilmeyecektir.
  • Şirketin daha genel bir sorunu çözmesini istiyorsanız, onu da mektupta bırakın, ancak böyle bir şeyin zaman aldığını kabul edin.
  • İlk temasta yasal işlem başlatmakla tehdit etmeyin. Bu tek çözüm bile olabilir; Bununla birlikte, önce şikayet mektubunu göndermek ve bir yanıt beklemek en iyisidir.
Hawaii Adım 12'de Adınızı Değiştirin
Hawaii Adım 12'de Adınızı Değiştirin

Adım 4. İlgili belgelerin kopyalarını ekleyin

Makbuzlar, garantiler, çek kopyaları ve gerekirse fotoğraflar veya videolar içerebilirler. Tüm belgeler mektuba dahil edilmelidir.

  • göndermek kopyalar orijinalleri değil, eklemek istediğiniz herhangi bir belgenin. Bu sayede herhangi bir belgenin kaybolması veya yanlış yerleştirilmesi gibi bir durum söz konusu değildir; ayrıca, bunları başka birine vermeniz gerekebilir.
  • Mektubun içerdiği tüm belgeleri listeleyin. Örneğin: "Orijinal faturanın bir kopyası, garanti kopyası ve saç kurutma makinesi seri numarası ile birlikte ektedir."
Anksiyete ve Depresyonla Başa Çıkın Adım 5
Anksiyete ve Depresyonla Başa Çıkın Adım 5

Adım 5. Sorunu çözmek için müşteri hizmetlerine bir son tarih verin

Sorunun ne zaman çözülmesini istediğinizi tam olarak belirtmekte fayda var. Bu size gönül rahatlığı verecek ve konunun hızlı bir şekilde sonuçlanmasına yardımcı olacaktır.

  • Bir son tarih belirlemek, mektubun kaybolması veya unutulması olasılığını da önleyecektir, bu da sizinle şirket arasında daha fazla utanç ve kırgınlığa yol açabilir.
  • Belirlediğiniz son tarihin makul olduğundan emin olun. Genellikle bir veya iki hafta yeterlidir, ancak bu, siparişinize bağlı olarak değişir.
Gelir Kanıtı için Mektup Yazın Adım 12
Gelir Kanıtı için Mektup Yazın Adım 12

Adım 6. Mektubu saygıyla bitirin

Alıcıya yardımları için teşekkür edin ve sorunu çözmek için sizinle nasıl ve ne zaman iletişime geçebileceklerini bildirin. Bu, süreci çok daha kolay hale getirecek ve sizin için daha verimli bir sonuç getirecektir.

“Saygılarımızla” ve kişinin adını (biliyorsanız) veya “Şimdiden teşekkürler” ile veda edin. “Görüşürüz” veya “Sonra görüşürüz” gibi resmi olmayan terimlerden kaçının

Yöntem 2/3: Doğru Şekli ve Tonu Bulma

Bir Kitap Raporu Yaz 6. Adım
Bir Kitap Raporu Yaz 6. Adım

Adım 1. Kibar olun

Kızabilirsin ve olmaya her hakkın var; ancak kaba olmak alıcıyı yalnızca savunmaya geçirir. Saygılı bir şekilde yazın ve ne pahasına olursa olsun tehdit edici, kızgın veya alaycı yorumlar yapmaktan kaçının. Mektubu okuyan kişinin olan her şeyden doğrudan sorumlu olmadığını ve öfkeli bir müşteriden çok daha çevik ve kibar bir müşteriyi memnun etmeye istekli olacağını unutmayın.

  • Yazdığınız şirket muhtemelen sizi kızdırmak istemedi. Çoğu şirket müşteriyi memnun etmekle ilgilenir.
  • Alıcının kötü niyetli olduğunu düşünmek yerine, size yardım etmek isteyen biri gibi davranmanız çok daha başarılı olacaktır.
  • Sinirliyken yazmayın. Daha sakin olduğunuzda mektubu yazmaya bırakın. Veya isterseniz mektubu sigara içerken yazın ve göndermeden önce bir veya iki gün bir kenara koyun. Muhtemelen, fikirlerinizi daha az kışkırtıcı bir dilde yeniden ifade etmek isteyeceksiniz.
Hawaii Adım 2'de Adınızı Değiştirin
Hawaii Adım 2'de Adınızı Değiştirin

Adım 2. Kısa ve öz olun

SAC personeli günde yüzlerce mektup alır; bu nedenle, okumaya başlar başlamaz tam olarak neyle uğraştıklarını bilmeleri için konuya çabucak ulaşmak çok önemlidir. Mektubunuz çok uzun veya ayrıntılıysa, okuyucu içeriği tarama eğiliminde olacak ve sorun veya önerilen çözüm hakkında net olmayan bir fikre sahip olacaktır.

  • Gereksiz ayrıntılardan veya hayallerden kaçının.
  • Bir sayfalık bir mektup veya yaklaşık 200 kelime yazın.
Kendinizi Tanıtan Bir Konuşma Yazın 7. Adım
Kendinizi Tanıtan Bir Konuşma Yazın 7. Adım

Adım 3. İkna edici ve güçlü olun

Böyle bir tutum doğru tonu belirler ve şirkete şikayetinizin ciddiye alınması gerektiğini bildirir. Bu, önemli mali sonuçlar doğurabilecek daha ciddi şikayetler durumunda çok önemlidir.

  • Güçlü olmak, kullanılan dil, haklarınız ve şirketin sorumlulukları hakkında bilgi ve ayrıca mektubun profesyonel sunumu gibi birçok şeyi ima eder.
  • Tüm bunlar, mektubunuzun yanıtını olumlu yönde etkileyen güvenilirliği ifade eder.
7. Adıma Mektup Başlatın
7. Adıma Mektup Başlatın

Adım 4. Mektubu temiz ve doğru bir şekilde biçimlendirin

Yukarıda belirtildiği gibi, mektubu profesyonel olarak biçimlendirmek, şikayetin nasıl alındığını etkiler. Sağ üst köşeye adınızı, adresinizi ve tarihinizi, ardından mektup gövdesinin hemen üstüne sol tarafta şirket adresiyle birlikte yazdığınız kişinin adını veya unvanını ekleyin.

  • Harfi her zaman bilgisayara yazın, çünkü bu okumayı kolaylaştırır ve daha temiz bir görünüm verir. Elle yazmanız gerekiyorsa, silme veya mürekkep lekeleri olmadan net, okunaklı bir el yazısıyla yazın.
  • İmzalarken, kapağın altında imzayı elle yazabileceğiniz bir boşluk bırakın. Kolay okunabilmesi için bu alanın altına adınızı da yazmalısınız.
  • Mektubu aynı boyutta paragraflarla düzgün ve iyi aralıklı yapın.
Hibe Önerisi Yazın Adım 9
Hibe Önerisi Yazın Adım 9

Adım 5. Yazımı ve dil bilgisini kontrol edin

Yanlış yazım ve dil bilgisi, şikayetin alınmasını olumsuz etkiler. Mektubu yazdırmadan önce bilgisayarınızda yazım denetimi yapın veya göndermeden önce birisinin okumasını sağlayın.

Yöntem 3/3: Sürecin İzlenmesi

Zengin Olun Adım 16
Zengin Olun Adım 16

Adım 1. Son teslim tarihi geçene kadar bekleyin

Sabırlı olun ve mektupta belirttiğiniz süre dolana kadar harekete geçmeyin. Son teslim tarihini geçtiyseniz ve hala hiçbir şey almadıysanız, mektubun alındığını doğrulamak için bir telefon görüşmesi yapın veya bir e-posta gönderin. Şirkete şüphenin avantajını vermek her zaman daha iyidir.

Mektupla ilgili henüz herhangi bir bilgi almadıysanız veya aldıysanız ancak çözüm tatmin edici değilse, şikayeti bir üst düzey yetkiliye iletin

Gelir Kanıtı için Mektup Yazın Adım 8
Gelir Kanıtı için Mektup Yazın Adım 8

Adım 2. Hiyerarşide daha üstte çalışanları arayın

SAC direktörü ile başarısız olduysanız, hiyerarşide bir sonraki kişinin kim olduğunu bulun ve onlarla iletişime geçin. SAC'den amire, başkan yardımcısından başkana her yukarı çıktığınızda, gönderdiğiniz tüm yazışmaları öncekilere ekleyin. Bu, yeni çalışanı güncel tutacak ve büyük olasılıkla sorunu dava dışı bir şekilde çözecektir.

  • Doğrudan zirveye çıkmadan önce SAC ile başlamak en iyisidir. Bunun nedeni, SAC'ın bu tür şikayetlerle ilgilenmeye daha alışkın olması ve başkana gönderilen her mektubun yine de SAC'a gönderilmesi muhtemeldir.
  • Durum buysa, SAC çalışanları, onları atlamaya çalıştığınız için otomatik olarak sizin hakkınızda kötü bir izlenim edinebilir.
  • Mektubu başkana veya direktöre yazarsanız, alıcının olay hakkında önceden bilgisi olmayacağından, mektubun daha açık, özlü ve iyi yazılmış olması gerektiğini unutmayın.
Bir İşe Alım Ajansı Seçin Adım 11
Bir İşe Alım Ajansı Seçin Adım 11

Adım 3. Dava açmak istiyorsanız bir avukata danışın

Nasıl devam edeceğini bilecektir. Yasal işlemlerin son çare olması gerektiğini unutmayın; Bunu mektupta önermek, onun için olumsuz bir ton oluşturur ve isteyebileceğiniz herhangi bir iddianın önüne geçer. Ayrıca, blöfünüze düşmezlerse geri tepebilir.

İpuçları

  • Yazmadan önce, bir dakikanızı ayırın ve neler olduğunu düşünün. Bunu iyice düşündüğünüzde ve tam olarak ne sipariş etmek istediğinizi ve nasıl istediğinizi bildiğinizde, mektubu yazmaya hazırsınız demektir.
  • Mektubun adınızı, adresinizi, e-posta adresinizi ve telefon numaranızı (mümkünse ev, iş ve cep telefonu) içerdiğinden emin olun. Ayrıca alıcının detaylarını da sormayı unutmayın; bu nedenle, her ikisi de şikayetle ilgili herhangi bir ilerlemeden haberdar olacaktır.
  • Mektubu tekrar okuyun ve her şeyin yapılabilir, samimi ve doğrulanabilir olduğundan emin olun.
  • Yazılı bir şikayet göndermenin bir e-posta, faks veya blog veya web sitesi yorumundan daha güçlü bir etkisi vardır. Çoğu şirket yazılı mektupları öncelikli olarak ele alır.
  • Kötü sözler yazmayın. Unutmayın: İstediğiniz şey tazminat veya çözümdür ve alıcıyı gücendirmek buna yol açmaz. Daha sert bir dil kullanmak istiyorsanız, pasif seslerden kaçının ve daha doğrudan ve açıklayıcı kelimeler kullanın. Belki şok oldunuz, hatta tiksindiniz, kelimeler hayal kırıklığına uğramaktan daha güçlüydü.
  • Tanıkların yeminli mektuplarını göndermeyin. Aslında, bunun mahkemede sonuçlanabileceğini düşünüyorsanız, yalnızca tanık ifadelerini değil, adınızı da atlamak en iyisidir. Ayrıca yasal maliyetlerin oldukça yüksek olduğunu unutmayın. Çoğu durumda en iyi şey, gayri resmi veya en fazla aracılık edilen bir anlaşma aramaktır.
  • Belirli bir kişi hakkında şikayette bulunmak için yazıyorsanız, mektubu eksiklikleri ile sınırlayın ve kuruluşu bir bütün olarak küçümsemeyin. Bir şirket politikası hakkında şikayette bulunursanız, alıcıya veya o politikaya hakaret etmeyin. Sadece sorunun ne olduğunu ve nasıl çözülmesini istediğinizi belirtin.
  • Reclame Aqui gibi bazı siteler şikayetlerini yayınlar ve belirli bir şirketle ilgili olarak aynı durumdaki diğer tüketicileri sunar.
  • Tüm yazışmaların kopyalarını ve mektuplarınızın gönderilme tarihlerini saklayın.

Önerilen: